IT企業が使用しているコミュニケーションツール３選

チャットツールは非常に重要なコミュニケーションツールとなっています。
チャットツールを使用することで、チームのメンバー同士やクライアントとのコミュニケーションをより迅速かつスムーズに行うことができます。
しかし、様々なチャットツールがあるためどのツールを使用すればいいのか悩む方も多いのではないでしょうか？
このブログでは【Chatwork】【Slack】【Microsoft Teams】という、私達が現場でよく使用している3つのチャットツールを紹介し、それぞれの特徴や主な機能、便利な機能をご紹介いたします。
※2023年3月現在の情報です

特徴

はじめに、今回紹介する3つのチャットツールの特徴について紹介いたします。

【Chatwork】

Chatwork（チャットワーク）とは、Chatwork株式会社が開発したクラウド型ビジネスチャットツールです。
Chatworkのユーザー同士であれば社内外を問わず、誰とでもコミュニケーションをとることができ、ビデオ通話やタスク管理機能、ファイル共有機能も備えています。

【Slack】

Slack（スラック）とは、カナダ人の実業家スチュワート・バターフィールド氏が独自開発していた社内ツールを発展させ、リリースされた経歴を持つビジネスチャットツールです。
アメリカ発のツールですが、日本語にも対応しているので問題なく使用可能で、Slackにしかない機能が多くあることが特徴です。

【Microsoft Teams】

Microsoft Teams（チームス）は、マイクロソフト社が提供しているチャットツールです。
チーム内外を問わずに会議の設定が出来たり、Teams上でExcelやWordを用いたファイルのリアルタイム編集、メンバーのスケジュール管理などができます。

上記の3点はすべてフリー（無料）で使用することも出来ますが、有料プランに加入することで、更なる機能や無料版と比べて格段に使い勝手を増すことも出来ます。
一例として、「複数人・大多数でのビデオ通話を行いたい」という目的がある場合、それぞれのツールでは以下のように応えてくれます。

・Chatwork
無料版：1対1でのビデオ通話が可能
有料版（1ユーザーにつき1ヶ月500円～）：14人まで同時にビデオ通話が可能

・Slack
無料版：1対1でのビデオ通話が可能
有料版（1ユーザーにつき1ヶ月925円～）：50人まで同時にビデオ通話が可能

・Microsoft Teams
無料版：最大100人まで同時にビデオ通話が可能
有料版（1ユーザーにつき1ヶ月430円（税抜）～）：最大300人まで同時にビデオ通話が可能

このように、目的によってツール間での特徴が大きく異なることもあります。

それではこれより、各ツールの主な機能を紹介いたします。

主な機能──【Chatwork】編

本項ではChatworkの主な機能を紹介いたします。

グループチャット機能

1対1でやりとりするチャットではなく複数人が集まったグループでやりとりするチャット。
当社ではチームで作成し報告や相談や、クライアントとのやりとりにも使用しています。
要件を簡潔に伝えられるので情報共有が円滑になります。

タスク管理機能

発生したタスクをすぐに作成し管理ができる機能です。
また、期限の設定も可能なことから漏れの心配がなくなります。
グループチャットではメンバーが担当するタスクも確認することができます。
グループチャット内のタスクを完了した際はグループチャットに自動通知がくるのでメンバーの進捗も把握できます。

＜タスク作成方法＞

画面の右にある「タスク追加」をクリックすると記入できるようになります。

＜タスクの確認＞

画面の右と上のメニューバーからタスクの確認ができます。

＜タスクを完了にする＞

タスクに完了ボタンがあり、クリックすると完了になります。
グループチャットでは完了すると通知がいきます。

ビデオ通話/音声通話機能

チャットだけでなく音声と映像で通話が可能です。

＜通話方法＞

通話をしたいユーザーがいるチャットを開きそのユーザーのアイコンをクリックしビデオアイコンをクリックします。
ユーザーには通知が届きタイムラインのメッセージに表示されている「Chatwork Liveを開始」をクリックされると通話が開始されます。
※宛先に指定していないユーザーには通知は届きません。

知っておくと便利な機能

タグでわかりやすい文章を作る

デザインタグを使うことで分かりやすい文章を作ることができます。

（▲参考：メッセージ記法 – Chatwork APIドキュメントhttps://developer.chatwork.com/docs/message-notation）
https://developer.chatwork.com/docs/message-notation

自分だけのチャットを増やす

マイチャットという自分だけのチャットがありメモに使用することが多いです。
1つしかないですがグループチャット作成時に他のユーザーを追加せず作成すると自分だけのチャットができ、マイチャットと同じようなチャットルームを作ることができます。

メッセージを未読に戻す
一度閲覧したメッセージを未読に戻すことができます。
メッセージ入力欄の右下にある「・・・」をクリックし「未読」を選択すると未読になります。

この他にもチャットワークには便利な機能が多くありますので、ぜひ調べてみてください。

主な機能──【Slack】編

本項ではSlackの主な機能を紹介いたします。

・主な機能

外部サービスの連携

Slackにはない機能を補うことができます。
ウィンドウやツールの切り替えが不要になるので業務の効率化を図ることができます。

＜追加方法＞

サイドバーのから「App」をクリックし追加したいサービスの「追加」をクリックすると追加できます。

コードを投稿できる機能

Slackではコードを共有できる機能があります。
共有する方法は下記の2つです。

1.コードブロック

短いコードを送るときに便利です。
メッセージ入力欄の右にあるアイコンの中の一番右のアイコンをクリックするとコードブロックで送れます。

2.コードスニペット

長いコードを送るときに便利です。
メッセージ入力欄の左下にある＋のアイコンをクリックし「テキストのスニペットを作成する」を検索してクリックします。

必要な箇所を入力し「スニペットを作成する」をクリックし作成します。

入力状況わかる

相手が書き込みをしている時、画面に「〇〇さんが入力しています」という表示がされます。
相手が入力していることがわかると返信を待ってから対応することができるので会話がスムーズになります。

知っておくと便利な機能

メンションを使用し送信先を指定する

メッセージの送信相手のみに通知をしたいときにメンションを使用します。
下記の3つのメンションが用意されています。

@here チャンネル内のステータスがアクテイブになっているメンバーに通知される
@channel チャンネル内のメンバー全員に通知
@everyone #generalチャンネルのメンバー全員に通知される

リマインダー機能

リマインドをしてくれる機能です。
自分だけでなくチームでも設定できるのでタスク管理に使用できます。

メッセージ入力欄に下記を入力するとリマインドが設定されます。

/remind [@someone or #channel] [what] [when]

自作した絵文字をSlackに入れることができる

Slackでは自作した絵文字を入れて使用することができます。

＜作成ツール＞

絵文字ジェネレーター
https://emoji-gen.ninja/

＜追加方法＞

「絵文字を追加する」＞「画像をアップロードする」＞ファイルを選択＞「名前を付ける」＞絵文字の名前を入力＞「保存」

Slackは機能が豊富なので慣れれば業務が効率よく進められます。

主な機能──【Microsoft Teams】編

本項ではMicrosoft Teamsの主な機能を紹介いたします。

・主な機能

チャット/通話/ビデオ会議といった基本的な機能が備わっています。

知っておくと便利な機能

会議招待機能

Teamsでは社内だけでなく、社外の人も会議に参加することができます。
会議の相手がMicrosoftのアカウントやTeamsのアプリを持っていなくても会議に参加してもらうことができます。

文字起こし機能

会議中に自動で文字起こしをしてくれる「トランスクリプション」という機能があります。
画面の上部メニューの「その他」から「トランスクリプションの開始」を押し言語の選択をするとリアルタイムで文字起こしができます。

※初期設定では英語になっているので注意

多くのコマンド

上部の検索に/を入力すると様々なコマンドが表示されます。
頻繁に使用するコマンドは覚えておくと便利です。
コマンドは随時更新がされるようなので時間がある時にチェックしてみてください。

以上が3つのコミュニケーションツールの主な機能と便利機能です。
まだまだ今回紹介できない便利な機能がたくさんあるので、それぞれのツールの特徴を理解し自分に合ったツールを見つけてみてください。